点击文档共享小程序，快速修改表单内容；登录视频会议平台，远程高效安排工作；打开“打卡”客户端，实现即时通讯、在线报销……随着经济社会数字化发展水平的提升，办公不再局限于一栋写字楼、一张办公桌，协同办公成为新潮流。国务院日前印发《“十四五”数字经济发展规划》（以下简称《规划》），提出扩大协同办公等在线服务覆盖面，推动远程协同办公产品和服务优化升级。协同办公给日常工作带来了哪些新变化？未来发展趋势如何？
省时省力沟通快捷
“一份文档可以实现多人同步编辑，沐鸣登录这省下了来回传输文件的时间。”负责某公司人力资源工作的叶青说。平时，资料收集、人员沟通、文件传输会占据她大量的工作时间，而现在只要把腾讯文档发在群里，就能在短时间高效完成工作。
“自从使用了钉钉的打卡功能，布置作业、联络家长、网络教学都变得特别方便。”广东省深圳市的小学教师齐亦同已将钉钉办公作为自己日常工作方式之一，这一软件的应用不仅有效提高了教学效率，师生之间的联系也更加密切。
中国互联网络信息中心发布的第48次《中国互联网络发展状况统计报告》显示，截至2021年6月，中国在线办公用户规模达3.81亿人，占网民整体的37.7%。远程协同办公日趋常态化，以钉钉为例，截至2021年8月31日，钉钉用户数突破5亿，其中包括企业、学校在内的各类组织数量超过1900万。
“协同办公在近些年飞速普及，其具体应用场景非常多样。”北京社科院管理研究所副研究员王鹏告诉本报记者，“未来协同办公还可以向传统制造业的改革发力。比如将协同理念应用到曾经的流水线作业中，能在业务标准、流程等多方面实现协同并有效提升生产效率。此外在供应链系统中，如设计、生产、运输、营销等步骤，也能依托协同办公系统高效完成。”
相比传统工作方式，在线办公方式具有明显的成本和效率优势。业内人士指出，5G网络、大数据中心、人工智能和工业互联网等新型基础设施不断加速建设，使企业硬件、软件基础能力大幅提升，助力远程办公生态化建设。用户规模稳步扩大和行业个性化需求增长，共同推动远程办公应用加快平台开放，容纳更多垂直功能。
业务实现“一网通办”
“以后不管是办理政务事项还是谈生意、签合同，只需打开微信‘电子营业执照’小程序，扫一下二维码，就能实现企业身份认证、营业执照出示、登记信息采集、文档数字签名等多种功能，真是太方便了。”近日山东全过程咨询有限公司负责人崔莹莹在泰安市政务服务大厅办理了企业相关登记业务，并同步申领到企业的电子营业执照和电子印章。
《规划》提出推动远程协同办公产品和服务优化升级，推广电子合同、电子印章、电子签名、电子认证等应用。据悉，企业执照、印章的电子化程度正在逐步提高，各大城市也在努力开展高效线上服务。
例如，上海实现电子执照和电子印章在企业成立时同步发放。北京全市实现开办企业领取执照、印章、发票三大件，电子印章与实物印章具有同等法律效力。安徽省芜湖市所有企业登记注册后，可通过手机一站式免费领取电子营业执照和5枚电子印章……企业可凭电子执照和电子印章在政务网络平台实现税务、社保等业务的“一网通办”。
王鹏认为，政企的审批往往流程长、耗时多、环节繁琐，耗费大量人力物力。践行协同办公的理念和配套的相关标准政策，有益于优化农业、制造业、金融服务业的运作和政府机关的政务服务，降低程序成本，提升社会整体的运转效能。
艾媒咨询首席执行官张毅说，当在线办公电子化后，安全就成为用户最关心的问题。在线办公平台的信息沟通中，经常会涉及客户隐私与企业机密等方面的内容，这就对在线办公平台的保密提出了更严格的要求。从整个在线办公行业来看，对于一些企业的定制化需求以及深度商业服务，还可以进一步加强提高。
助力企业数字升级
协同办公未来应如何发展？《规划》提出引导企业强化数字化思维，提升员工数字技能和数据管理能力，全面系统地推动企业研发设计、生产加工、经营管理、销售服务等业务数字化转型。实施中小企业数字化赋能专项行动，支持中小企业从数字化转型需求迫切的环节入手，加快推进线上营销、远程协作、数字化办公、智能生产线等应用，由点及面向全业务全流程数字化转型延伸拓展。鼓励和支持互联网平台、行业龙头企业等立足自身优势，开放数字化资源和能力，帮助传统企业和中小企业实现数字化转型。
中国企业联合会企业研究中心首席研究员缪荣认为，在线办公需求增长促进企业展开线上线下密切配合的探索，推动企业提升信息化、智能化、自动化建设与管理水平。
“大中小型企业正在借助在线办公产品，低成本、零门槛地迈入数字化时代，实现经营管理的优化升级。”钉钉总裁叶军告诉记者，在线办公产品能帮助企业实现协同办公的个性化。例如，立白集团基于钉钉的在线办公产品“钉工牌”升级食堂软硬一体化方案，将员工餐补、就餐打通。员工在就餐刷卡环节，只需出示“钉工牌”支付，自动核销餐补，利用数字工牌优化就餐体验与食堂管理。
《中国互联网络发展状况统计报告》分析指出，在线办公技术创新将持续跟进，个性化服务开始兴起，为企业数字化升级“最后一公里”提供快捷、低成本的工具。随着以5G、大数据、物联网、人工智能等为代表的新型基础设施建设不断加快，在线会议、文档编辑等在线办公服务的响应速度、存储能力、功能适用性等将继续创新发展。
“协同办公的前景光明。”王鹏认为，下一步应构建相关法律法规体系，沐鸣注册确保个人素质、企业文化跟得上在线办公行业发展的步伐。另外，应当提升协同办公技术发展水平，确保大数据、云计算、区块链等技术的基础支撑能力。随着协同办公的进一步优化和普及，政府机关的行政效率和公司企业的运作动能有望再上新台阶。
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